关于自助报销等常见问题的温馨提示
发布时间: 2015-06-24
各单位、部门、项目负责人：
自今年4月份启用网上自助报账系统办理财务报销业务以来，大大方便了报销人员的报销，有效解决了报账大厅排队等候现象。但在自助报账受理过程中，我处发现了较多存在的问题，导致部分报销单由于种种原因造成退单。为便于报账人员能顺利完成报销工作，我处梳理了在自助报销中常见的有关问题，请大家关注，予以避免。
主要存在以下几点问题：
一、发票粘贴错误
发票粘贴要求同类票据采用鱼鳞状、自右向左、自下而上、按经济内容分类粘贴在票据粘贴单上。但报销人有将发票直接粘贴在自助报销单上，甚至有没有粘贴票据的，造成退单。具体粘贴方法如下：
（一）发票或原始单据从右到左、自下而上，先小张后大张粘贴。粘贴时请切勿使用双面胶、固体胶。
（二）粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过粘贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右的距离，票据呈鱼鳞状分布。粘贴单的尺寸规格为：21CM＊11.5CM
（三）每张粘贴单粘贴票据尽量不超过20张，粘贴发票或原始单据总的要求是分类粘贴，粘贴单整齐、平整、均匀。
（四）当遇到发票面积较大，超过粘贴单上下限或左右限，则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上方、右方为边界，超出部分，请将超出粘贴单的部分折叠好。
二、 相关报销签名不符合要求
（一）经费审批人、验收人等签字不全。自助报销单上经费审批人或经办人均须完成签名，涉及实物报销的还须有验收人签名。但常见有未完成签名的现象。
（二）经费审批人、经办人（验收人）为同一人签名。根据《宁波大学财务报销管理办法》第十二条“经费审批实行回避制度”的规定，经费审批人、经办人、验收人需由不同人员签名。
（三）经费审批人自身发生的费用，由本人审批。根据《宁波大学财务报销管理办法》第十二条“经费审批实行回避制度。经费审批人自身发生的费用，由本单位、部门班子的其他成员审批。”、“项目负责人自身发生的费用，由项目负责人所在单位主管相关业务的负责人审批。”的规定，经费审批人自身发生的费用，不得由本人审批。
（四）差旅费审批单上的经费审批人未签名。
三、要求出示项目申报书、合同等相关材料原件的自助报销，报销人须直接到报账大厅网上自助报账受理窗口送原始报销单，不能将报销单直接放入受理箱中。因计财处受理人员须审核材料原件后办理报销。
四、相关报销材料不全。
如会议费、培训费的报销需提供会议或培训通知，出版费的报销需提供相关出版合同等报销依据，版面费的报销需提供文章录用通知等相关证明材料，等等。根据《宁波大学财务报销管理办法》的规定，部分经费报销需附相关的证明材料。
五、以不同支付方式支付资金的报销，要分别提交，以免影响支付进程。
（一）支付给单位与支付给个人的业务尽量分开；
（二）国库项目经费与非国库项目经费报销尽量分开。
（三）国库直接支付与授权支付尽量分开。
六、学术交流费的报销
（一）未注明参加学术交流的人数等事项。根据政府对“三公经费”使用有关规定，用于开展学术交流活动发生的餐费须注明参加学术交流活动的专家等人数。
（二）纵向科研经费中报销学术交流费无组织会议通知书或“科研会议费申报表”等会议佐证材料。
（三）学科项目学术交流费的报销未附“学术交流费申请单”。根据学校学科管理办法有关规定，学科项目报销学术交流费需附“学术交流费申请单”。
（二）纵向科研经费中报销学术交流费无组织会议通知书或“科研会议费申报表”等会议佐证材料。
（三）学科项目学术交流费的报销未附“学术交流费申请单”。根据学校学科管理办法有关规定，学科项目报销学术交流费需附“学术交流费申请单”。
七、自助报销单上未留联系电话。
需登录自助报账系统中“系统管理”模块，将“个人信息补充”中的联系电话填写完整。
八、未实施公务卡强制结算，也未填写《现金支付情况说明书》。根据《宁波大学公务卡强制结算目录实施细则》第十二条“本细则适用范围为除横向项目和2014年及以前非国库集中支付项目经费外的所有经费”的规定，即2015年起立项的项目经费（除横向项目外）需实行公务卡强制结算。未实施公务卡强制结算的，根据第八条第四款“因其他特殊情形确实不能使用公务卡或转账结算的，应填写《现金支付情况说明书》，经以下程序审核同意后方可予以报销：1、各单位、部门主管财务的负责人或各类专项项目负责人签字；2、单笔现金支出5000元额度以内由计划财务处负责人审批，单笔现金支出5000元额度以上由分管财务的校领导审批。”的规定，办理相关手续。
九、劳务费发放存在以下问题：
（一）预算经费发放劳务费，发放表上未加盖学院公章。
（二）集中发放同一人的劳务费，虽然发放表分别提交，但仍属于一次性报销，涉及个人所得税的累计计税。因计税不正确退单。
计划财务处
2015年6月23日